Consejos para gestionar una mudanza de oficina sin afectar al rendimiento

Realizar una mudanza de oficina puede ser una excelente oportunidad para modernizar el entorno de trabajo, mejorar procesos y dar un impulso a la cultura corporativa. Sin embargo, también conlleva riesgos si no se gestiona con cuidado, sobre todo en una ciudad como Barcelona, donde la logística urbana puede ser un desafío.

En este artículo te ofrecemos una guía práctica y detallada para que puedas trasladar tu empresa sin comprometer la productividad del equipo.

Planificación estratégica

Antes de embalar el primer ordenador, es fundamental contar con una planificación sólida y estructurada. En Barcelona, donde los permisos municipales para cargas y descargas en zonas céntricas pueden tardar semanas, es recomendable comenzar la planificación al menos con tres meses de antelación. Un plan maestro debe contemplar todas las fases del proceso: desde la selección del nuevo espacio hasta la reubicación efectiva de cada departamento.

Resulta imprescindible designar a un responsable de la mudanza, que actúe como coordinador entre proveedores, personal interno y posibles asesores externos. Se debe utilizar una herramienta de gestión de proyectos que permita seguir tareas, asignar responsables y marcar fechas clave. Esta organización será vital para que todo el equipo esté alineado.

Comunicación interna

Una mudanza no solo implica mover mobiliario; también afecta a las personas. Por eso, la comunicación interna debe ser clara, constante y transparente. Desde el momento en que se toma la decisión, es importante compartir con el equipo los motivos del cambio, los beneficios esperados y cómo se desarrollará el proceso. En ciudades grandes como Barcelona, donde el tiempo de desplazamiento al trabajo puede variar considerablemente de un barrio a otro, es importante informar sobre la ubicación y accesos del nuevo espacio.

Conviene organizar sesiones informativas por equipos y mantener un canal de comunicación interno para resolver dudas frecuentes. Involucrar al equipo en decisiones como la distribución de los espacios o la elección de mobiliario puede generar un mayor compromiso y reducir la resistencia al cambio.

Continuidad operativa

El mayor temor de cualquier empresa al mudarse es perder días valiosos de actividad. Por eso, garantizar la continuidad operativa debe ser una prioridad. En Barcelona, muchos negocios optan por hacer la mudanza en fin de semana o durante festivos locales para minimizar el impacto. Una buena práctica es planificar una fase de transición en la que convivan temporalmente ambas oficinas: una sigue operativa mientras la otra se pone a punto.

Es fundamental que cada equipo identifique tareas críticas que no pueden interrumpirse, y se creen protocolos de respaldo. Por ejemplo, tener duplicados de servidores o contratar temporalmente almacenamiento en la nube. También es útil establecer un canal de comunicación de emergencia para resolver imprevistos de forma rápida.

Logística y tecnología

La parte más compleja de una mudanza suele ser la logística. En Barcelona, conviene revisar si el nuevo edificio requiere permisos especiales para acceder con vehículos de transporte o si hay restricciones horarias. Contar con una empresa especializada en mudanzas corporativas es una inversión que ahorra muchos dolores de cabeza. Estas empresas conocen los trámites locales y pueden coordinar eficientemente el traslado de mobiliario, archivos y equipos informáticos. Nosotros te recomendamos que hagas tu mudanza de oficina en Barcelona con Flippers, y los motivos para hacerlo los explicamos más adelante.

En cuanto a la tecnología, es fundamental realizar una auditoría previa de los sistemas IT. El nuevo espacio debe contar con instalaciones adecuadas para redes, conexión de fibra óptica y configuración de puestos de trabajo. Se recomienda que el departamento técnico esté presente desde el primer día para revisar el cableado y poner en marcha todos los sistemas. No basta con trasladar los equipos: hay que asegurarse de que funcionen desde el primer minuto.

¿Mudanza eficiente y profesional? ¡Confía en Flippers!

Para asegurar una mudanza sin contratiempos te recomendamos confiar en una empresa especializada que entienda las particularidades de trasladar una oficina en Barcelona. Flippers, con más de 45 años de experiencia en el sector, ofrece un servicio integral que abarca desde la planificación hasta la ejecución del traslado. Confía tu mudanza de oficina en Barcelona a Flippers y no te arrepentirás. Sus servicios incluyen:​

• Gestión de permisos de aparcamiento: Se encargan de tramitar las autorizaciones necesarias y las tasas correspondientes en el Ayuntamiento de Barcelona, evitando inconvenientes durante la carga y descarga.​
• Uso de escaleras monta muebles: Cuando el acceso lo requiere, utilizan equipos especializados para trasladar mobiliario de forma segura y eficiente.​
• Desmontaje y montaje de mobiliario: Su equipo profesional desmonta y monta el mobiliario de oficina, asegurando su correcta instalación en el nuevo espacio.​
• Traslado de equipos informáticos: Emplean sistemas de embalaje y protección adecuados para garantizar que los equipos tecnológicos lleguen en perfectas condiciones.
• Embalaje y desembalaje de documentación: Mantienen el orden original de los archivos, facilitando la continuidad del trabajo en la nueva ubicación.​

Flippers ofrece servicios adicionales como guardamuebles para almacenar bienes durante el tiempo que sea necesario. Su compromiso con la calidad y la satisfacción del cliente los convierte en una opción confiable para las empresas que buscan una mudanza eficiente y profesional en Barcelona.