Documentos empresariales: Qué es necesario guardar en formato impreso
Guardar documentos empresariales en formato impreso es esencial para garantizar la integridad y disponibilidad de información crucial. Desde contratos y facturas hasta políticas internas y registros financieros, tener una versión tangible proporciona una capa adicional de seguridad y cumplimiento normativo. Además, facilita el acceso rápido y fiable, sin depender exclusivamente de la tecnología.
Este enfoque asegura la continuidad de las operaciones, respalda auditorías y proporciona una salvaguarda en caso de fallos tecnológicos. Explicaremos la importancia de conservar físicamente documentos clave para fortalecer la gestión empresarial y la resiliencia ante diversos escenarios.
¿Qué documentos deben estar impresos en papel?
A pesar de que vivimos en una era digital las empresas no tienen que tener todos los documentos digitales, en ocasiones es necesario que cuenten con algunos documentos en formato impreso. No solo es necesario, también es recomendable.
Para que el coste de impresión de los documentos sea el más bajo posible, lo más recomendable es optar por usar cartuchos compatibles. En A4Toner.com podrás encontrar con facilidad el cartucho compatible que funciona con tu impresora. Las ventajas de los cartuchos compatibles es que permiten a las empresas imprimir los documentos en la misma calidad, pero todo a cambio de un precio más económico. Por ese motivo, las empresas que quieren ahorrar siempre usan cartuchos compatibles porque se han dado cuenta de que ofrecen muchos beneficios.
Dicho esto, pasamos a mostrar los documentos que deben estar impresos para poderlos consultar cuando sea necesario
1- Licencias y permisos de empresa
Las empresas deben contar con diversos documentos oficiales listos para una posible inspección, como la licencia de actividad, permisos medioambientales y el registro industrial.
Estos documentos suelen estar disponibles tanto en formato impreso como digital, ya que las Administraciones Públicas están cada vez más digitalizadas. Es importante destacar que actualmente se emiten cada vez más permisos y licencias en formato electrónico.
2- Contratos
Las empresas suelen acordar diversos contratos, ya sea con proveedores, entidades financieras o para acuerdos de alquiler. Es recomendable utilizar tinta azul al firmar para prevenir falsificaciones y resulta crucial conservar estos documentos en caso de futuras consultas o reclamaciones.
Aunque tradicionalmente se guardan copias impresas, cada vez es más común digitalizar estos documentos. Esta práctica no solo ofrece una mayor accesibilidad, sino que también facilita el intercambio electrónico de información cuando sea necesario.
Contar con versiones digitales contribuye a una gestión más eficiente de los documentos importantes para el funcionamiento de la empresa.
3- Escrituras
Este tipo de documento siempre debe ser en papel debido a que siempre se debe realizar en un documento notarial. Es importante dejar claro que las escrituras no se hacen nunca en folios normales, sino que siempre se hacen en papel notarial para evitar falsificaciones.
Cada una de las hojas de la escritura se sella con el sello del propio notario para darlas validez. A ese sello se le añade la firma del notario. El objetivo es demostrar que la escritura es legal y no se ha falsificado.
Las escrituras de las empresas también deben presentarse en el Registro Mercantil. La escritura siempre debe acompañar a la hoja de inscripción la cual debe ser sellada y una vez más sellada. Para tenerlo todo ordenado, es común encuadernarlo y guardarlo. Es verdad que actualmente se hacen copias digitales para que el intercambio de documentación sea más fácil, pero la verdadera escritura es la que se conserva en papel.
4- Documentos fiscales
La empresa siempre debe tener a mano los documentos fiscales para presentarlos a Hacienda en caso de ser necesario. Puede ser necesario en las declaraciones o en las inspecciones.
Es verdad que actualmente los documentos fiscales digitales cada vez son más comunes, pero los impresos todavía siguen siendo los dominadores.
Son muchas las empresas que a la hora de hacer sus cuentas no solo guardan la documentación de manera digital, también suelen hacer una copia en papel para poderla consultar. Y es que aunque la nube cada vez es más segura, no hay nada más seguro que una copia física. La misma se puede consultar en cualquier momento, independientemente de si hay luz o internet. Por ese motivo, son muchas las empresas que se han digitalizado que todavía siguen optando por los documentos impresos. Además, con los cartuchos compatibles conseguir esas copias es realmente económico.
5- Tarjetas de visita
Las tarjetas de visita también son documentos que deben ser impresos para poderlos entregar al cliente o el empresario cuando realmente lo necesita. Podrían darse en digital, pero se ha demostrado que las tarjetas de visita físicas consiguen mejores resultados.
Se puede decir que las tarjetas de visita son de los documentos que se resisten a desaparecer. Su encanto y los beneficios hacen que todavía sigan siendo muchas las personas que opten por ellas.
6- Albaranes de entrega
Los albaranes son papeles que suelen ir junto con las entregas de productos, detallando qué contiene el paquete, con información precisa sobre el tipo y la cantidad de mercancías incluidas. Este documento es importante porque proporciona un registro claro de lo que se ha entregado. A veces, el destinatario firma una copia del albarán, que luego se envía de vuelta al remitente o al vendedor para confirmar la entrega.
Aunque no siempre son obligatorios, es recomendable prestar atención a ciertos detalles relacionados con los albaranes. Además, este proceso puede ser útil para tener un seguimiento más efectivo de las transacciones y facilitar la gestión de inventarios.
¿Las impresoras siguen siendo importantes en las empresas?
A pesar de que la digitalización comienza a dominar el mercado, lo que está claro es que los documentos impresos todavía siguen y seguirán teniendo mucha importancia. Eso significa que casi todas las empresas cuentan con una impresora para poder realizar los trabajos de impresión. Es verdad que se usan menos, pero todavía siguen siendo una herramienta realmente importante.
Las impresoras no solo las podemos usar para imprimir, también pueden ser usadas para muchos otros usos. Son muchas las empresas que usan las impresoras para hacer fotocopias, digitalizar documentos o incluso para mandar fax. Como puedes ver, tener una impresora en la empresa es realmente positivo porque ayuda a que todo sea mucho más fácil.
Digitalizar la empresa es fundamental para adaptarse al nuevo mercado, pero está claro que el papel todavía sigue teniendo importancia y seguramente no la perderá.