Organigrama de un hotel pequeño

La organización y dirección de los hoteles es una de las tareas más importantes dentro del sector turístico, ya que existen numerosos tipos de hoteles con tamaños y estructuras internas muy dispares que pueden llegar a ofrecer servicios muy distintos. Por ello, aunque la base permanece en todos, es importante entender cuál es la estructura interna de cada hotel y saber diferenciar así los roles y las tareas de los empleados en cada uno de ellos.

De esta forma, el desarrollo laboral resultará mucho más sencillo al encontrarnos ante un hotel de tamaño pequeño, pues las tareas y los puestos de trabajo serán los más básicos y se prescindirá de otros roles que quizás quedan relegados a hoteles de un tamaño superior. Así que, si te interesa conocer cuál es la organización interna de un hotel pequeño y quieres saber cómo hacer un organigrama te dejamos las claves a continuación. 

¿Qué es un organigrama?

El organigrama es una excelente herramienta utilizada en la organización de una empresa que muestra la estructura interna de esta y que sirve para colocar a los empleados con sus cargos dentro de una jerarquía que tiene la intención de evidenciar los cargos y rasgos característicos de cada empleado dentro de su departamento en la organización.

La principal función de un organigrama es representar gráficamente la estructura empresarial y las relaciones que se establecen entre los diferentes empleados para que tanto ellos como la jefatura sean capaces de entender quién debe rendir cuentas a quién, y quiénes están al mando y quiénes son los subordinados.

Los organigramas son increíblemente útiles en todo tipo de empresa y organización, ya que definen de una forma sencilla está estructura empresarial interna. En especial, estos son de gran importancia en aquellas instituciones que cuentan con un número importante de empleados, ya que de esta forma se permite entender mejor el trabajo que cada uno de ellos debe de llevar a cabo. 

¿Cuál es la mejor organización de personal en un hotel?

Como ya hemos comentado, cada hotel es un mundo, pues se rige por sus propias reglas y normas y, por tanto, es muy posible que veamos organizaciones muy variadas en función al tipo de hotel ante el que nos encontramos. Esto significa que en los hoteles grandes es fácil que haya una figura distinguida para cada tipo de tarea concreta mientras que en hoteles más pequeños un empleado realice distintas funciones en puestos diferenciados.

De esta forma, la organización de cada hotel acaba siendo propia, pero sí que es posible segmentar a la plantilla dentro de distintos grupos y departamentos para al menos tener una buena organización interna que se refleje directamente en un excelente servicio y trato a los clientes.

A la hora de establecer este organigrama resulta imprescindible conocer cuáles van a ser los engranajes principales que mueven el funcionamiento del hotel y quiénes van a encargarse de cada uno de estos pesos de poder. Y es que esto resulta esencial porque cada departamento, aunque trabajé individualmente, tiene que coordinarse en todo momento una forma paralela con el resto de equipos, pues en un hotel la coordinación resulta especialmente esencial para desarrollar el trabajo de forma correcta.

Estructura y organigrama de un hotel

Teniendo en cuenta que existen numerosos departamentos en los hoteles grandes que no resultan esenciales en los hoteles más pequeños, lo imprescindible es conocer cuáles son los grupos de trabajo más importantes dentro de la gestión interna de un hotel para saber así como distribuirlos y cómo poder formar un organigrama de un hotel pequeño que se traduzca en un éxito en su gestión y funcionamiento.

Dirección General

Tal y como su propio nombre indica, el departamento de dirección general es el que se encarga de controlar que la organización del hotel funciona y que todo está en su lugar. Generalmente, en los hoteles pequeños y medianos, la dirección general suele ir de la mano del propio propietario del hotel, ya que nadie como él conoce la visión del negocio.

Funciones del departamento de dirección general:

• Realiza la gestión financiera y operativa del hotel.
• Establecer los objetivos y las estrategias de negocio.
• Efectúa la elaboración de los presupuestos.
• Se encarga de contratar y reclutar personal.
• Puedes atender el departamento de gestión y servicio al cliente. 

Marketing

Si hablamos de un hotel pequeño que cuenta con una plantilla bastante reducida, lo normal es que no se encuentre una figura de marketing separada del resto, tal y como podría suceder en un hotel de mayores dimensiones, por lo que lo más habitual es que esta figura pueda llegar a ser el propio director o incluso algún otro departamento relacionado, como el de recursos humanos o administración, y que sean estos los que lleven a cabo las tareas habituales de marketing dentro de negocio.

Esta figura es esencial no solo para dar a conocer al hotel, sino para mantenerlo con vida, en especial en las estaciones en las que la promoción debe atraer a la clientela para las temporadas altas, pues la competencia hotelera es muy alta y el departamento deberá tratar de destacar al hotel sobre el resto.

Funciones del departamento de marketing: 

• Planifica acciones para atraer a los huéspedes.
• Celebra eventos promocionales.
• Estudia las temporadas altas y bajas y organiza el funcionamiento del hotel en base a eso.
• Refuerza la marca del hotel.
• Crea ofertas, promociones y viajes especiales.
• Se esfuerza en mejorar el posicionamiento local.

Logística

Otro de los departamentos claves dentro de la gestión hotelera es el de la logística, ya que se encarga de realizar distintas funciones de gestión que resultan imprescindibles para el desarrollo de la actividad del hotel. 

Por un lado, lleva a cabo funciones relacionadas con el almacén y por otro con la seguridad del hotel, de modo que es bastante versátil. Como sucede con otros departamentos, este puede verse, en ocasiones, unificado con el de recursos humanos, administración o dirección, ya que las tareas pueden terminar siendo realizadas por una única persona para ahorrar en personal.

Funciones del departamento de logística:

• Programa las actividades para el departamento de recepción.
• Supervisa la logística del almacén.
• Repasa el control de inventarios de compras y de recepción de pedidos, así como el de la gestión del stock.
• Controla la distribución de los materiales necesarios para el desarrollo de la actividad.
• Autoriza la distribución de los pedidos. 

Recursos humanos

Como en cualquier otra empresa, el departamento de recursos humanos tiene la función principal de encargarse del reclutamiento y el buen desempeño de los empleados del hotel. Además, también puede encargarse de supervisar el registro. 

En los hoteles más grandes, esta figura suele ser independiente, pero en hoteles medianos y pequeños lo habitual es que muchas veces se combine este rol con el de la administración o la dirección para unificar en un mismo trabajador algunas de las tareas más importantes de la organización de la empresa.

Funciones del departamento de recursos humanos:

• Se encarga de la gestión de los planes de compensación y beneficios.
• Diseñan los planes de contratación para los futuros empleados en función a las necesidades de las temporadas.
• Se encarga de supervisar y llevar un registro de la asistencia de los empleados así como los horarios los permisos las horas extra y los descansos.
• Contrata y forma a los nuevos empleados.

Contabilidad

La contabilidad de los hoteles es muy distinta a cualquier otra empresa, ya que no se vende un producto, sino que se ofrece un servicio, por lo que este departamento debe de tener los suficientes conocimientos para poder efectuar un buen trabajo. 

Como ya hemos comentado, en algunos hoteles pequeños esta figura puede verse unificada con la de recursos humanos, administración o dirección, pero siempre se encargará de llevar a cabo el control de la producción diaria mensual y anual de una forma detallada y específica que permita el sustento del hotel en las temporadas de más y menos recepción de clientes.

Funciones del departamento de contabilidad:

• Lleva a cabo un control exhaustivo sobre todo en las operaciones financieras que suceden dentro de la empresa.
• Registrar los ingresos.
• Reporta los estados financieros a sus superiores.
• Gestiona todo tipo de actividades legales relacionadas con la actividad turística dentro del hotel.

Administración

En un hotel grande, la administración se encarga principalmente de asegurar el buen flujo financiero del hotel y, por tanto, trata aspectos económicos, pero en los hoteles pequeños resulta muy habitual que el responsable de administración se coordine con el de recursos humanos, el de marketing o el de contabilidad para crear una única figura multidisciplinar.

Funciones del departamento de administración:

• Lleva a cabo el orden de la tesorería y la facturación del hotel.
• Estructura los departamentos y las tareas de cada uno de ellos.
• Cultiva el ambiente de trabajo.
• Organiza, dirige y coordina el personal a su cargo de los distintos departamentos.

Recepción

Quizás uno de los pilares fundamentales de cualquier hotel, ya que es una recepción en la que se efectúa el primer contacto con los clientes y donde se gestiona la coordinación de todo tipo de servicios a ofrecer una vez que se efectúa la reserva. 

En la recepción es donde el hotel más brilla y, por ello, los empleados que trabajen en este departamento no solo deben tener unas cualidades excelentes que ofrezcan el mejor trato posible, sino que también den una buena impresión sobre la marca de la empresa, ya que son su cara visible. 

Además de todo esto, la recepción es el centro neurálgico del hotel, por lo que debe reinar el orden y la limpieza, ya que este será un lugar donde confluyen la clientela.

Funciones del departamento de recepción:

• Llevan a cabo el registro de los nuevos huéspedes.
• Gestionar las quejas e incidencias que puedan surgir.
• Se encargan de efectuar todas las reservas ya sea por vía telefónica o presencial.
• Coordinar los servicios de tus transportes etcétera.
• Controlan la agenda del hotel.

Alimentos y bebidas

Como todo el mundo sabe, uno de los aspectos principales del hotel es su servicio de habitaciones, el de restaurante, el banquete, etcétera. Por ello, el departamento de alimentos y bebidas es uno de los principales dentro de la gestión de un hotel, pues está presente todo momento y con todos los clientes. 

De esta forma, dentro de ese departamento destacan numerosas figuras con roles distintos, cada una de ellas especializada en una función concreta, como pueden ser el chef, el maitre principal, el jefe de alimentos, el ayudante de cocina, los meseros, los camareros, etcétera, pero en un hotel pequeño es muy posible que estás solo existan dos o tres de estas figuras y que se repartan las tareas entre ellas.

Funciones del departamento de alimentos y bebidas:

• Planifica, prepara y distribuye los menús de cocina a los clientes.
• Ofrece distintos servicios gastronómicos en diversos puntos del hotel.
• Lleva a cabo el control de calidad de la dieta alimenticia.
• Suple a los clientes con todo tipo de aperitivos bebidas comidas y otros servicios de cocina que pueda necesitar.

Limpieza 

Otra de las figuras más importantes dentro de toda empresa hostelera es la del servicio de limpieza, pues es el encargado de mantener el hotel presentable, organizado y limpio de forma que este cause una buena impresión a sus clientes y les ofrezca la mejor estancia posible. 

En hoteles muy grandes es posible que existan distintas figuras, pero, por lo general, en los hoteles pequeños es el ama de llaves la que suele encargarse del liderazgo.

Funciones del departamento de limpieza:

• Asear, limpiar y ordenar cada una de las habitaciones privadas de los clientes.
• Ordenar y limpiar cualquier área pública del hotel.
• Llevar a cabo el servicio de lavandería.
• Llevar un registro de todos los útiles que se dispensan en las habitaciones de los clientes.
• Suministrar cualquier tipo de artículo de aseo.