Organigrama de una empresa pequeña

La organización de una empresa es uno de los varios motivos principales que puede derivar directamente en su éxito o fracaso y, por ello han surgido numerosas teorías y herramientas que sirven especialmente para ayudar a construir una buena relación entre los trabajadores y empleadores. Y es que es a través de la estructura interna de la empresa que se mide el rendimiento. Este puede organizarse, por ejemplo, utilizando un organigrama con el que definir los roles, las tareas y las jerarquías de la plantilla de un negocio de forma útil y concreta.

Las empresas pequeñas son las que más abundan en el panorama actual global, por lo que estas cuentan con un tipo de organigrama muy específico que ayuda especialmente a que los distintos departamentos cumplan con las necesidades del negocio mientras que sirven para reducir costes en algunos puestos de trabajo que por el momento no resultan necesarios.

Por ello, si quieres conocer las mejores opciones de organigramas para empresas pequeñas, en este artículo te contamos por qué utilizar un organigrama para distribuir los roles de tu empresa puede beneficiarla y también cuáles son los mejores organigramas para una empresa pequeña que puedes aplicar en tu negocio para notar la mejoría e ir camino al éxito.

¿Por qué utilizar un organigrama en tu empresa?

Los organigramas se entienden como una herramienta fundamental dentro de la organización interna de todas las empresas, ya que ayudan a establecer de una forma simple y clara cuáles son los roles y las relaciones entre los distintos empleados que la conforman. De esta forma, gracias a la representación gráfica informativa del organigrama, es posible conocer todos los niveles de jerarquía de la empresa para poder comprender también cuál es su organización y de qué forma esta funciona.

Así pues, un organigrama no solo facilita la gestión diaria, sino que también ayuda en la organización estratégica del negocio, pues al definir los roles habituales no solo se entiende cuál es la tarea que debe asumir cada empleado en cada momento, sino que también se tiene en cuenta una visión de futuro en la que se puede entender cómo debe de funcionar la empresa para poder aumentar la plantilla. 

Por ello, un organigrama resulta esencial para todas aquellas empresas que buscan el éxito del negocio, pero es cierto que en función al ejercicio empresarial, al volumen de la empresa y al tipo de actividad que se desarrolla en cada negocio se necesitará un organigrama específico, y por ello existen diversos tipos, tal y como te comentamos a continuación.

Tipos de organigramas de empresa

Teniendo en cuenta que cada empresa cuenta con unos objetivos y una plantilla distinta, existen diversos organigramas de empresa que cuentan con la finalidad de adaptarse en detalle a la organización interna de cada negocio. De esta forma, te dejamos a continuación una pequeña explicación de los organigramas más comunes de empresa según Mintzberg.

• Organigrama de empresa funcional: Este modelo cataloga a los empleados por funciones según el tipo de rol que desempeñan en la empresa. De esta forma, todos los departamentos cuentan con un responsable que toma las decisiones y al que el resto del equipo debe de rendirle cuentas. Todos los departamentos son independientes, pero hay una coordinación y comunicación entre todos. Dentro de cada división grupo puede haber también subdivisiones. 

• Organigrama de empresa divisional: Este otro caso organiza la empresa en divisiones paralelas, cada una enfocada hacia un servicio o producto específico. Por ejemplo, las categorías más habituales suelen ser la división geográfica, de producto o de cliente, de forma que cada uno de estos supervisores no tiene por qué ser experto en diversas funciones, sino que únicamente se encarga de dirigir este departamento.

• Organigrama de empresa matricial: La diferencia principal de este modelo es que combina los dos anteriores para intentar crear una estructura mucho más sólida y compleja. Por eso precisamente es el más complejo de instaurar, pero también resulta muy adecuado para toda aquella empresa que cambia muy rápido o que simplemente no sabe muy bien qué organización es la más correcta. Se basa en jefes de proyecto y en trabajar distintas áreas con especialistas que desempeñan diversas funciones. De este modo, la plantilla de una empresa que cuente con un organigrama matricial le rendirá cuentas tanto al responsable de su departamento como al responsable de su proyecto. 

Estructura interna de las empresas pequeñas

Por lo general, las empresas pequeñas suelen organizarse con una estructura mucho más funcional, ya que esta les permite unificar a empleados que cuentan con habilidades, capacidades y estudios similares dentro de un mismo grupo para que puedan formar un departamento funcional y darse apoyo los unos a los otros. Además de esto, es fácil crear una figura responsable dentro del equipo, por lo que es menos improbable que haya malentendidos.

De la misma forma, este tipo de estructura interna es especialmente útil para que cada departamento se centre en su área de influencia, pero sin dejar de estar en ningún momento coordinado con otros departamentos compañeros a los que pueden aportarles cualquier tipo de ayuda o de conocimiento que sea relevante.

Así pues, esta estructura permite un orden interno muy sencillo y visual que ayuda a que el trabajo se ejecute dentro de una jerarquía de fácil acceso.

Mejor organigrama para una empresa pequeña

Las empresas pequeñas son las más habituales dentro del panorama, y por ello suelen contar con un modelo específico de organigrama en el que se definen las funciones y las tareas más fundamentales para el desarrollo de la empresa. De modo que los departamentos imprescindibles dentro de una empresa pequeña son los que mencionamos a continuación:

Administración

Uno de los equipos principales y que no puede faltar en ninguna empresa pequeña o mediana es el de la administración, ya que se encarga de gestionar cualquier tarea administrativa y burocrática necesaria para el buen funcionamiento de la empresa, tanto a nivel personal como legal. Por este motivo, el departamento de administración puede componerse de una única persona o de distintos trabajadores en función del nivel de papeleo que haya que manejar.

En algunas empresas pequeñas, por falta de personal, el puesto de administración suele verse muchas veces unificado con el de recursos humanos, ya que ambos tienen una actividad similar y son tareas complementarias.

Funciones del departamento de administración:

• Lleva a cabo la gestión de trámites imprescindibles para la realización de la actividad empresarial.
• Se encarga de gestionar los sueldos, salarios y pagos, así como cualquier otro tipo de documento relacionado con los empleados.
• Está al tanto de cualquier trámite jurídico relacionado con el negocio.
• Puede llevar a cabo gestiones burocráticas relacionadas con la contratación del personal.

Marketing

El departamento de marketing es uno de los que más se especializa en la comunicación en la promoción, así como la marca de la empresa, y por tanto suele contar con un equipo muy creativo que tiene que tener total conocimiento sobre la marca, sus valores y sus objetivos para poder desarrollar sus estrategias. 

El marketing ayuda tanto a la empresa como al cliente y suele contar con tareas muy diversas que pasan tanto por la logística del producto como por la comunicación y por las ventas. 

Funciones del departamento de marketing:

• Se encarga de la comunicación empresa-cliente.
• Investiga y recopila todo tipo de información relevante para crear una marca de empresa y desarrollar la promoción del producto o servicio de la empresa.
• Crea contenido de calidad en nombre de la empresa y lleva las redes sociales.
• Se encarga de fidelizar a los clientes y de crear una audiencia en torno a la marca de la empresa. 

Recursos Humanos

Es uno de los pilares más fundamentales de toda empresa, ya que es en esta área en la que se lleva a cabo la toma de decisiones respecto al personal, y por lo tanto serán los encargados de este departamento los que escojan qué trabajadores formarán parte de la empresa. 

Además de todo esto, este departamento se encarga de gestionar todas las relaciones personales entre los distintos trabajadores de la empresa y de asegurarse de que exista un buen ambiente y una seguridad dentro de la empresa con la finalidad de que el trabajo se desempeñe de la mejor forma posible.

Funciones del departamento de recursos humanos:

• Llevan a cabo la selección del personal y el reclutamiento de los nuevos empleados.
• Tramitan todo tipo de nóminas y evalúan los perfiles de los trabajadores.
• Se encargan de la gestión del rendimiento de los empleados y analizan los puestos de trabajo para ver cómo mejorar.
• Son el puente de comunicación entre los trabajadores y los puestos al mando.

Contabilidad y finanzas

Esta otra área de la empresa es la encargada de llevar a cabo todo tipo de consultas relacionadas con la información financiera de la empresa. Por este motivo, se encarga de la gestión de los recursos económicos del negocio y lleva a cabo todo tipo de actividades relacionadas con los libros contables, los ingresos y los gastos. 

Funciones del departamento de contabilidad y finanzas:

• Trabajan con los números de la empresa y se aseguran de establecer los bienes y el patrimonio del negocio.
• Trabajan con informes financieros, con nóminas y con el Plan General de Contabilidad.
• Llevan a cabo el registro de gastos e ingresos así como otras transacciones similares.
• Se aseguran de que la empresa cumpla la normativa en el ámbito de la legalidad.

Ventas

El departamento de ventas es el organismo que se encarga de establecer el ritmo de producción de la empresa y llevar a cabo todo tipo de estrategias comerciales para mejorar el beneficio económico que se obtiene con el negocio. 

También se encarga de ampliar los horizontes y buscar nuevas entradas en el mercado, por ello lleva a cabo todo tipo de procesos relacionados con las finanzas para conseguir los objetivos comerciales de la empresa.

Funciones del departamento de ventas:

• Crea metas y objetivos viables económicamente a corto y a largo plazo.
• Lleva un seguimiento de rendimiento de la empresa en el ámbito de las finanzas.
• Busca llevar a cabo planes de promoción junto a otros departamentos, como el de marketing.
• Planificar las estrategias de ventas con las que alcanzar los objetivos propuestos 
• Trabaja con los comerciales para implantar estas estrategias cara a los clientes.

Tecnologías de la Información

Este último departamento quizás puede ser algo más secundario, teniendo en cuenta el volumen de la empresa pero, aun así, suele ser imprescindible para muchas, en especial las que se enfocan hacia la tecnología o la informática, ya que es un departamento imprescindible que busca mejorar el software y el hardware de cualquier tipo de negocio.

De esta forma, este departamento suele utilizar la informática para ayudar a que se cumplan los objetivos de la empresa, mejorando todos los resultados de negocio a través de la creación de aplicaciones, sistemas informáticos, hardware, software y páginas web, etcétera, para que la empresa gane en valor y esta pueda ponerse a disposición de sus clientes. 

Funciones del departamento de tecnologías de la información:

• Procesa todo tipo de información para crear soluciones que puedan servir a la empresa para mejorar los objetivos y las ventas.
• Busca automatizar cualquier proceso de producción que sea susceptible para mejorar la productividad laboral y simplificar la gestión empresarial.
• Intenta facilitar el acceso a la información, tanto de los empleados como de los clientes, para aumentar el rendimiento.
• Pueden utilizar las tecnologías de la información como una herramienta de diseño con la que mejorar el funcionamiento de la empresa.