Requisitos para montar una academia de clases particulares

Montar una academia es una opción especialmente interesante para aquellas personas que deciden desarrollar su carrera profesional en el sector de la docencia. Hay academias especializadas en las materias más diversas, desde las que se encargan de trabajar distintas asignaturas de ESO y Bachillerato, hasta las dedicadas a la preparación de pruebas concretas como la EBAU o unas oposiciones, sin olvidar las academias de idiomas, pintura, informática… o las que ofrecen cursos específicos para acceder a profesiones determinadas.

En general, los trámites para abrir una academia de clases particulares no son complicados, aunque para poder ejercer esta actividad es necesario cumplir una serie de requisitos legales y administrativos y también, calcular un presupuesto aproximado del coste de apertura si la idea es emprender este negocio como un proyecto de futuro profesional.

Requisitos para crear una academia

El primer paso para montar una academia es determinar la fórmula jurídica que va a permitir desarrollar la actividad prevista. Puedes optar por darte de alta como autónomo e impartir tus clases en tu propia academia junto a otros profesores que pudieras contratar, o bien crear una sociedad a la que quedará ligada el centro de enseñanza, una posibilidad a tener en cuenta si vas a abrir tu academia con otros socios, probablemente también profesores. Según cada caso, tendrás que realizar los correspondientes trámites administrativos como: Declaración Censal, alta en el Impuesto de Actividades Económicas o inscripción de la sociedad creada en el Registro Mercantil.

Paralelamente a completar los trámites que harán posible impartir las clases cumplimiento con la legalidad, montar la academia va a requerir de un espacio físico, un local donde se desarrolle la actividad (salvo que se trate de una academia online). En este sentido, a la hora de abrir las puertas del centro también tendrás que cumplir unos requisitos esenciales.

Para abrir una academia necesitas las licencias municipales de actividad y apertura y que el local cumpla la normativa del Código Técnico de Edificación

Para empezar, debes solicitar al ayuntamiento del municipio donde vas a instalar tu academia una licencia de actividad.

Una vez solicitada esta licencia, tendrás que comprobar que el local elegido cumple con la normativa vigente para los centros de enseñanza no reglada, que es el caso de la mayoría de las academias. En especial, el centro debe cumplir los requisitos exigidos en el Código Técnico de la Edificación, sobre todo en lo referente a medidas de seguridad en caso de incendio y en lo que afecta a la accesibilidad y seguridad de uso. Para cumplir los requisitos puede que tengas que realizar obras de acondicionamiento del local para lo que necesitarás la correspondiente licencia de obras.

Por último, tendrás que solicitar la licencia de apertura de tu negocio al ayuntamiento, que será concedida previa inspección favorable por parte de los técnicos municipales.

Cuánto cuesta abrir una academia

Determinar el coste de abrir una academia resulta complicado teniendo en cuenta la variación de precios de los locales existente entre los distintos municipios.

Hay que establecer, también, las diferencias evidentes que puede haber entre una pequeña academia de clases particulares, abierta incluso en un primer piso de un edificio, y un centro de enseñanza no reglada en un local comercial de varios cientos de metros.

Aun así, a la hora de elaborar un presupuesto mínimo aproximado de una academia de tamaño medio podría calcularse una cifra de desembolso inicial de entre 12.000 y 18.000 euros, incluyendo en ella las siguientes partidas:

• Proyecto técnico que permita acondicionar el local, incluyendo, además la licencia de obras correspondiente y la solicitud de licencia de actividad: 3.000 – 4.000 euros.
• Alquiler del local (y posible fianza) 900 – 1.500 euros/mes.
• Mobiliario básico: mesas, sillas, mostrador de recepción para los alumnos, iluminación, sistema de climatización… 3.000 euros.
• Equipamiento. Dependiendo siempre de las asignaturas impartidas, entre el equipamiento esencial serán necesarios: ordenadores, equipo audiovisual (en algunos casos), pizarras, entre otros elementos. El material informático, esencial en una academia moderna, eleva los costes pudiendo sumar más de 4.000 – 5.000 euros.
• Material didáctico y de papelería: 1.000
• Suministros como agua, luz, gas… 300 – 500 euros mensuales
• Personal contratado (o colaborador): entre 1.100 y 1.500 mes por persona en plantilla, cifra que podría reducirse si se cuenta con profesores autónomos que impartan sus clases en la academia.
• Marketing y publicidad: Creación de nombre y logo de la academia (que convendría registrar), buzoneo por la zona de influencia para captar posibles alumnos, publicidad… 2.000 euros.
• Otros gastos: seguro de responsabilidad civil, licencia de apertura, sistemas de seguridad, instalación de telefonía… 1.000

Por supuesto, a la hora de elaborar un presupuesto hay que tener en cuenta otras posibles opciones y gastos adicionales. Por ejemplo, al estudio económico inicial habría que sumar la posibilidad de adquirir un local en propiedad y también tendrías que contar el aporte de capital inicial si la idea es formar una sociedad empresarial.

Por otra parte, no hay que olvidar que también cabe la posibilidad de montar una academia a través de una franquicia, algo que tiene ventajas e inconvenientes que hay que valorar.

Requisitos para crear una academia online

Tener como proyecto montar una academia online es también una tendencia al alza dado que las actuales tecnologías permiten la transmisión de conocimientos y el seguimiento de cada alumno de manera sencilla.

Este supuesto implica un importante ahorro de costes teniendo en cuenta que no necesitas un espacio físico donde impartir las clases. Montarla no requiere licencias municipales, reformas, contratar un seguro u otros servicios, pero una academia online también necesita una infraestructura digital y unos requisitos indispensables para su funcionamiento.

Debes tener presente que a nivel jurídico y tributario los requisitos son similares a los exigibles a una academia presencial.  Vas a ejercer una actividad (que reporta unos ingresos) y para desempeñarla deberás estar de alta como autónomo o bien montar una sociedad empresarial.

Además, para lograr que la academia funcione, la inversión en herramientas tecnológicas eficaces es fundamental. Como requisitos básicos necesitas:

Crear un dominio o subdominio para que la web de la academia esté presente y resulte accesible en Internet. También un hosting, es decir, un espacio en un servidor donde tu web sea visible.

Además, puede que necesites los servicios de un experto en estrategia SEO para dar visibilidad a tu academia entre la amplia oferta de enseñanza online disponible en la Red o incluso para crear herramientas adicionales como un blog o estrategias de liklbuilding para lograr que alumnos interesados, que visitan otras webs, acaben enlazando con la de tu academia.

Programas específicos que faciliten el e-learning, equipos que permitan las reuniones virtuales o videoconferencias con la suficiente calidad de imagen y audio resultarán también esenciales, al igual que contar con una pasarela de pagos que facilite recaudar los ingresos que genere la academia de forma sencilla, segura y práctica para todos.